Betingelser for god kommunikasjon

Kommunisere er noe alle kan? - Hvorfor har jeg spørsmålstegn bak denne setningen? Alle kan vel kommunisere? Det er da ikke noe vanskelig? Nei, kanskje ikke. Men om jeg reformulerer og dropper spørsmålstegnet, blir da setningen bedre? (jeg lar spørsmålstegnet stå): Alle klarer å oppnå det de vil ved å kommunisere? Antakelig ikke sant - eller hva?

Kommunikasjon er nærmest et mål i seg selv for de fleste. Hvis vi blir overlatt til oss selv, uten kontakt med andre, går det dårlig. Vi må kommunisere. Man kan kanskje si at vi er flokkdyr - eller at vi blir den vi er i møtet med andre. Noen må ha møttes for at vi skal bli til - det er en del av forplantningen for pattedyr, og en slags kommunikasjon må nødvendigvis skje. Den skjer i mange sammenhenger - bevisst og ubevisst. Vi dyrker kommunikasjonen. Vi møtes på kaféer bare for å skravle. Vi prater sammen når anledningen byr seg. Kommunikasjon.

Noen lever av å kommunisere - og da er det rimelig å spørre - Hva er det som gjør kommunikasjon god - eller enda mer presist - hva gjør kommunikasjonen effektiv? Eller enda mer presist igjen: Under hvilke betingelser blir kommunikasjonen bedre eller dårligere?

Man kan godt tenke seg at en god del tilfeldighet også spiller inn. Slik er det med for eksempel bilkjøring også - litt tilfeldigheter og litt kjøreteknikk. Men det er nå en gang slik at holder man seg på høyre side og er oppmerksom, så går sjansene for å krasje kraftig ned i forhold til "litt mer tilfeldig kjøring". Slik er det med kommunikasjon også - det er faktisk noen regler som gjelder - man kan forutse når kommunikasjonen blir dårlig og bedre.

Hvis du skal bruke kommunikasjon som redskap for å få til noe - så er det som om du bruker et redskap, for eksempel en elektrisk sag. Du bør sette deg inn i bruksanvisningen. Siden kommunikasjon kan gjøres med lite teknologi tilgjengelig er det 1)du selv, 2)budskapet, 3)omgivelsene og 4) tilhøreren(e) som bør være med i bruksanvisningen. I tillegg 4) teknologien eller kanalene du bruker, selv om dette ikke behøver å være særlig teknisk – det kan være det.

Veien til å skjønne kommunikasjon handler om å skjønne begreper som inngår. Å kunne sette ord på det som skjer gir deg grunnlag for bevissthet rundt det, og dermed at du kan gjøre noe med det. På den elektriske sagen er det en knapp som må trykkes inn for å sage - du må vite hvor den er, og hva en knapp er, for å sage - og hva som da skjer, ellers blir det farlig. Skal du prøve å gjøre kommunikasjon god så handler det også om kunnskap om noe - hva da?

Vi tegner ofte opp en kommunikasjonsmodell for å bryte ned de ulike elementene i kommunikasjon:

Som du ser er kommunikasjon noe som skjer mellom to parter - to roller: Sender og mottaker. De to veksler i kommunikasjonen mellom de to rollene når de kommuniserer. Istedet for å veksle mellom hvem som gjør hva, sier vi at den som starter er senderen - den som er mottakeren(e) er mottaker, og videre kommunikasjon tilbake blir tilbakemelding (feedback). Senderen er den som i utgangspunktet har et mål med kommunikasjonen.

Forholdet mellom sender og mottaker er helt avgjørende for hvordan kommunikasjonen blir. Tenk gjennom: Hvis du prater med en dust, gir du ham noen gang sjansen til å overbevise deg om at han har rett? Eller er det slik at personen er en dust, du vil ikke høre etter? Dette er igrunnen ikke så veldig avhengig av hvordan avsender håndterer alle de andre faktorene kommunikasjonsmodellen viser.

Likedan - du har en veldig grei og populær venn, som forteller deg om en nyhet - tror du på den han/hun sier? Sannsynligvis. Selv om du ikke kjenner hva det dreier seg om, hvilken kanal som brukes, eller koding av budskap og slikt. Du kan til og med være åpen for å vurdere om standpunkter du allerede har må revurderes, hvis det ikke stemmer med din veldig greie og populære venns opplysninger. Fordi det er den vennen som sier det - ikke fordi du vet noe om innholdet i budskapet.

Mitt poeng her er at kommunikasjon handler mye om forholdet mellom sender og mottaker. Er det godt, så har du mye større spillerom for å få til noe med kommunikasjon enn om det ikke er godt. En kjent avsender har et mye bedre utgangspunkt enn en ukjent.

En ukjent avsender må tenke ut en lur plan for hvordan hun eller han skal skape seg et godt kommunikasjonsklima. Det er derfor du sikkert har opplevet at mange selgere er smilende og blide og snakker om vær og vind. De skal kommunisere med deg, og oppnå ting. De må skape god stemning for kommunikasjon. Dette er det senderen som må planlegge, for det er senderen som har det opprinnelige målet for kommunikasjonen.

Hva består så slik god stemning for kommunikasjon av? Egentlig kan vi dele opp påvirkingens kilder i tre faktorer:

1) Troverdighet

2) Attraktivitet

3) Makt

Vi stoler på dem som vi antar det er grunn til å stole på. Troverdighet kalles det. Når vi hører budskaper vi oppfatter som troverdige, kan det være fordi det er om et emne vi vet noe om, og vi vurderer om budskapet vi mottar stemmer med tanker vi allerede har. Handler kommunikasjonen om ting vi har lite begrep om, vurderer vi troverdigheten i til budskapsavsenderen større grad enn vi gjør i tilfeller hvor vi i sterkere grad kommuniserer om budskapet som vi har nok begreper om til å kunne vurdere.

Troverdigheten kan skyldes at mottakeren oppfatter at avsenderen har kunnskap (ekspertise) og er i stand til å kommunisere sannferdig budskap, og det at senderen er antatt ærlig – altså vil kommunisere sannheten, framfor å formidle tvilsom egeninteresse. Uansett vil troverdighet bidra til at vi gjør oppfatningen til vår egen – noe vi med et fint ord kan kalle internalisering. Du opplever holdningene som dine egne, og gjør dem til dine egne.

Også attraktivitet er en mekanisme som spiller en rolle i kommunikasjon. Når vi liker noen eller tiltrekkes av noen skjer en litt annen prosess – man tiltrekkes og identifiserer seg med den man liker eller tiltrekkes av. Da ser man en tendens til at man overdriver hvor enig man er, og hvor lik man er – og motsatt nedvurderer eller overser mulig uenighet. Sjarme virker – og sjarme kan være knyttet til attraktivitet eller at man liker noen.

Det siste er makt – og symboler på makt. Vi er i bunn og grunn nokså lydige av oss, og også dette har overtaleseskraft. Det er noe verre å gjøre noe med dette i en kommunikasjonsprosess, så jeg utdyper ikke det i noe særlig grad.

Når du skal planlegge kommunikasjon, må du planlegge hvordan du skal sette din kommunikasjon i en situasjon hvor det er god stemning for god kommunikasjon mellom sender og mottaker. Det er igrunn litt overraskende at det ofte står lite om dette i mange lærebøker som omhandler kommunikasjon. Ofte står det at mottaker vil som regel forsøke å forstå budskapet. Jeg påstår nå – at det spørs! Mottakeren kan være lite konsentrert, lite mottakelig av ulike grunner, helt uvillig eller tvert imot villig til å sluke nær sagt alt rått. Ofte er ikke grunnlaget for dette så lett å se gjennom en kommunikasjonsmodell. Det har ikke med kanalvalg nødvendigvis å gjøre, ei heller støy eller koding eller dekoding av budskapet, eller budskapets innhold eller utforming. Det har ganske enkelt med det grunnleggende forholdet mellom sender og mottaker å gjøre.

Når det er sagt, så er det slik at alle delene i en kommunikasjonsprosessen kan bidra til vellykket eller mislykket kommunikasjon. Mitt poeng med å skrive dette er bare at det er essensielt viktig at forholdet mellom sender og mottaker ligge til rette for kommunikasjon, ellers går det dårlig – ganske sikkert. Det er helt grunnleggende når du skal planlegge et kommunikasjonstiltak – hvordan håndterer du senderens posisjon i forhold til mottakerens? Hvis du ikke har særlig tro på at du har kontroll på dette, så vurdér andre ting enn kommunikasjon er mitt råd.

Deretter følger alle detaljene ved en kommunikasjonsmodell – du må kode inn budskapet slik at det er trolig at mottakeren vil forstå det. Dette betyr at du må bruke ord og bilder som mottakeren forstår, eller legger det samme i. Videre må du velge en kanal hvor mottakeren er å treffe, og helst en kanal mottakeren foretrekker å bruke på den type budskap. Du må utforme budskapet slik at det vekker interesse, gjerne utnytte en interesse som allerede er der, og du må få fram mottakerens gevinst ved å høre på deg. Den beste kommunikasjon er den hvor du har kontroll på at kommunikasjonen kommer fram, tilbakemelding. Ikke alle typer kommunikasjon gir dette.

Man skiller ofte på «hvor rikt et medium er». Dette betyr hva du får fram (og tilbake) gjennom kommunikasjon i mediet. Det rikeste av alle medier er samtalen. Da har du full en –til-en fokus. Du kan bruke tekst og bilde og kroppsspråk og vise ting. Du ser alle bevegelser og reaksjoner og hører svar, og kan spørre, skjønte du hva jeg mente? 

I andre enden av skalaen for et medies rikhet kan vi kanskje plassere masseutsendte sms’er. Det er kun et antall teksttegn, og du aner ikke engang om mottakeren har fått meldingen, langt mindre om hun eller han har oppfattet innholdet. Og slett ikke hvordan.